Prawidłowe brakowanie dokumentów nie oznacza po prostu przedarcia kartki na pół, albo pocięcia jej nożyczkami. To odpowiedzialny i złożony proces. Przed podjęciem decyzji o tym, jak będą brakowane dokumenty – wewnątrz organizacji czy przez wyspecjalizowaną firmę zewnętrzną – warto przeanalizować wszystkie za i przeciw.

Obowiązek ochrony danych dotyczy wszystkich podmiotów prowadzących komputerową lub papierową dokumentację klientów i pracowników. Do najważniejszych aktów prawnych regulujących te kwestie należą: ustawa o ochronie danych osobowych, ustawa o ochronie informacji niejawnych oraz ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Z kolei rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych precyzuje, że dane powinny zostać zniszczone w taki sposób, by niemożliwe było ich odczytanie.

Samodzielne brakowanie dokumentacji

Jeżeli zdecydowaliśmy się na samodzielne brakowanie dokumentacji to musimy sobie zadać pytanie czy jesteśmy w stanie zaprojektować i wdrożyć wewnątrz organizacji politykę poufności, która zapewni skuteczne niszczenie dokumentów i czy jej koszty nie będą zbyt duże. Przede wszystkim zacząć należy od stworzenia dokumentu, w którym zawarte będą reguły odnośnie tego które dokumenty i w jaki sposób należy niszczyć. Następnie tak określoną politykę poufności należy przekazać do wiadomości pracownikom. Najlepiej w postaci szkoleń. Powinny one odbywać się cyklicznie, tak by odświeżać wiedzę zatrudnionym i przypominać jak ważne jest dochowanie zasad. Niezbędne procedury należy przekazać także nowym pracownikom. W praktyce oznacza to ciągłą potrzebę prowadzenia szkoleń.

Kolejna sprawa to rozmieszczenie niszczarek wewnątrz budynku. Powinno być ich wystarczająco dużo, tak by nikogo z pracowników, nie kusiło, by oszczędzić sobie drogi, i wyrzucić ważne dokumenty do zwykłego kosza. Następnie – same niszczarki. Nie chodzi tylko o ich koszt, parametry techniczne, ale także o to czy znajdziemy dla nich właściwą lokalizację.

Proces niszczenia dokumentów jest pyłotwórczy, dlatego w pomieszczeniach, w których umieścimy urządzenia powinna funkcjonować bardzo dobra wentylacja. Do tego zaplanować trzeba, kto będzie odpowiedzialny za systematyczne opróżnianie pojemników, które szybko zapełniać będą się ścinkami. Zadbanie o wywóz ścinków to dodatkowy wysiłek organizacyjny i koszty dla firmy.

Czy warto zlecić brakowanie dokumentacji firmie zewnętrznej?

Uwalniamy się od wyżej opisanych konieczności. W sensie czysto finansowym, im większa skala zapotrzebowania na niszczenie dokumentów w organizacji, tym większa oszczędność. Obecnie przyjętym standardem jest niszczenie dokumentów zgodnie z wytycznymi normy DIN 66399 w której określone są różne stopnie bezpieczeństwa. Warto przed podjęciem współpracy z konkretną firmą ustalić jaki stopień bezpieczeństwa nas interesuje i czy firma dysponuje odpowiednimi niszczarkami, które gwarantują dany poziom. Zapoznanie się z regułami opisanymi szczegółowo w normie DIN 66399 będzie bardzo pomocne w zdefiniowaniu celów i oczekiwań odnośnie w pełni bezpiecznego niszczenia wrażliwych danych.

Podjęcie współpracy z wyspecjalizowaną firmą oznacza, że cały przebieg niszczenia dokumentów, począwszy od zabrania ich z siedziby organizacji i transport do miejsca zniszczenia, a następnie przekazanie ścinków do recyklingu będzie po stronie zleceniobiorcy. Oszczędzimy w ten sposób czas naszych pracowników.

Warto zaznaczyć, że wszystkie etapy procesu zostaną udokumentowane. Zleceniodawca otrzyma od firmy wykonującej usługę protokół zniszczenia oraz Kartę Przekazania Odpadów. To ważne, gdyż zdarza się, że kontrahenci wymagają pisemnego potwierdzenia, że dokumenty zostały zniszczone.