Pomimo tego, że praca biurowa w znacznej większości opiera się na tworzeniu i katalogowaniu danych, to czasem trzeba te dane zniszczyć. Obecnie, czyli w erze RODO, poprawne utylizowanie zbędnych nośników danych jest kwestią wręcz krytyczną na każdej przestrzeni biurowej.
Zwłaszcza w obliczu kar, jakie nakładane są na przedsiębiorstwo za naruszenie podstawowych zasad przetwarzania danych osobowych (administrator podlega administracyjnej karze pieniężnej w wysokości do 20 000 000 EUR, a w przypadku przedsiębiorstwa – w wysokości do 4 % jego całkowitego rocznego światowego obrotu). Jak zatem powinna wyglądać procedura niszczenia dokumentów? Odpowiedź na to pytanie znajdziesz w tym artykule.
Dlaczego dopracowana procedura niszczenia dokumentów jest tak istotna?
Większość z nas wie, że procedura niszczenia dokumentów jest związana z RODO, czyli Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych. Przepisy, które weszły w życie w marcu 2018 roku nałożyły na firmy nowe obowiązki związane z przechowywaniem i niszczeniem wrażliwych dokumentów. Co więcej, każda osoba, operująca na danych osobowych swoich klientów, jest zobowiązana do zachowania poufności tych danych, oraz prawidłowego niszczenia zbędnych dokumentów zawierających takie dane.
Czy procedura niszczenia dokumentów jest zgodna z RODO? Sprawdź to!
Procedurę niszczenia dokumentów określa art. 2 pkt. 4 RODO mówiący o „operacji lub zestawie operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany”. Samo rozporządzenie jednak nie określa precyzyjnie sposobu niszczenia dokumentów. Zasadniczo każda metoda, która pozwala na skuteczną utylizację dokumentu jest dobra. Niestety głośnym echem odbiły się sytuacje, gdzie w śmietnikach przy biurach, nawet państwowych instytucji, można było znaleźć ścinki dokumentów, z których bez problemu można było odczytać poufne dane osobowe personelu bądź klientów.
Dlaczego należy niszczyć dokumenty zgodnie ze ścisłą procedurą?
W celu uniknięcia problematycznych sytuacji należy zwracać uwagę na procedury odnoszące się do procesu niszczenia dokumentów. Przede wszystkim warto zwrócić uwagę na fakt, że kopie papierowe dokumentów nie powinny być przechowywane w firmie dłużej, niż to konieczne. Przykładami dokumentów, które muszą zostać zniszczone w niszczarce, po upływie terminu ich przydatności, są, między innymi: faktury i paragony, dokumenty podatkowe, wyciągi księgowe oraz podpisane dokumenty.
Po upływie wskazanego terminu, firmy mają obowiązek natychmiast zniszczyć dokumenty zawierające dane osobowe, zgodnie z trzecim stopniem tajności (P-3), wskazywanym przez normę DIN 66399. Jednym ze sposobów niszczenia dokumentów jest użycie niszczarki do papieru. Samo RODO nie określa ściśle jakiej wielkości mogą być powstałe w tym procesie ścinki – ważne jest, aby niemożliwe było odtworzenie zawartych w dokumencie pierwotnie informacji. Co jednak zrobić, jeśli nie posiadasz odpowiedniej maszyny bądź obawiasz się samodzielnie utylizować dokumenty?
Zleć niszczenie dokumentów profesjonalnej firmie!
Korzystając z usług firmy zajmującej się niszczeniem wrażliwej dokumentacji unikniesz niepotrzebnego stresu związanego z całą procedurą. Co prawda można mieć wątpliwości, czy powinno się zatrudniać firmę zewnętrzną – w końcu przekazujemy wówczas dane wrażliwe poza firmę. Jest to zrozumiałe, choć obecnie wyspecjalizowane przedsiębiorstwa podchodzą do tego tematu wyjątkowo rzetelnie, a także z najwyższą dokładnością. Często usługa taka jest świadczona kompleksowo wraz z transportem dokumentacji do właściwej placówki, w której dokumenty zostaną zniszczone. Po całym procesie zleceniodawca otrzymuje wówczas potwierdzenie przeprowadzenia utylizacji w zgodzie z wymaganymi standardami. Zabezpiecza to również skutecznie firmę na wypadek kontroli.
