Przeprowadzka firmy to jeden z najczęstszych czynników decydujących między innymi o rozwoju przedsiębiorstwa. Należy jednak pamiętać o tym, że przeniesienie dokumentów i sprzętów wiąże się z planowaniem oraz odpowiedzialnością. Dobra organizacja może okazać się czasochłonna, dlatego w tym artykule podpowiemy, jak szybko przygotować się do wieloetapowego procesu, który przyniesie pozytywne efekty, a także co jest najważniejsze przy zmianie przestrzeni.
Jak przygotować się do przeprowadzki firmy?
Warto zacząć od spisania planu – w tym pomogą nowoczesne narzędzia: Trello, Asana lub Kalendarz Google. Możesz skorzystać również z metody kanban. To znane i proste rozwiązanie, które polega na tym, że jedna kartka to jedno zadanie. Kolejnym krokiem jest przemieszczenie notatki na wirtualnej tablicy dzielącej się na trzy części: do zrobienia, na później, w trakcie realizacji, zrobione.
Następnie ustal datę i godzinę. Szczegółowe informacje o przeprowadzce firmy przekaż 2 lub 3 miesiące wcześniej. Taki komunikat będzie bardzo cenny dla kierowników, którzy wyznaczą określone obowiązki pracownikom. Istotnym aspektem przy zmianie siedziby będzie również podliczenie wydatków. Jeśli chcesz, uniknąć pomyłki, to najlepiej umówić się na konsultacje z ekspertem lub zainstalować aplikacje mobilne.
Jeśli określiłeś już zyski i straty finansowe związane z przeprowadzką, to teraz czas na formalności. Po pierwsze należy poinformować osobę, u której wynajmujesz lokum, że chcesz rozwiązać umowę. Pamiętaj jednak, aby przed rozmową sprawdzić okres wypowiedzenia i dany odstęp czasowy uwzględnić w rozpisce. W ten sposób z wyprzedzeniem zaplanujesz pakowanie komputerów, drukarek i materiałów z archiwum.
To nie wszystko. Zmieniając budynek pracowni, fabryki czy sklepu, jednym z Twoich zadań jest modyfikacja danych w CEIDG. Przedsiębiorca ma obowiązek edytować adres w systemie, w ciągu 7 dni od momentu przeniesienia się do nowego lokalu.
Ostatnim, ale nie mniej ważnym aspektem jest sprawdzenie ulic i numerów organów, do których będziesz odprowadzać podatki, dla przykładu podatek VAT jest związany z Urzędem Skarbowym w miejscowości, w której zarządzasz firmą, a podatek dochodowy dotyczy Urzędu Skarbowego w miejscu zamieszkania obywatela.
Przeprowadzka firmy w 4 krokach
O czym powinieneś jeszcze pamiętać, aby oszczędzić sobie trudności związanych z przeprowadzką firmy? Oto 4 najważniejszych podpunktów, które warto zastosować.
- Ułatw sobie pracę
Pakowanie większego sprzętu czy dokumentów nie musi być problematyczne. Wystarczy, że dane pisma urzędowe podzielisz na poszczególne kategorie. Co więcej, możesz ułożyć je chronologicznie, aby w nowym biurze zapanował porządek.
Nie zapomnij jednak o tym, że sprawozdania i raporty mogą zawierać wrażliwe dane, dlatego dokładnie zabierz się za segregację.
- Powiadom klientów i współpracowników
Poinformowanie o zmianie adresu firmy stałych klientów czy nowych współpracowników będzie miało nie tylko praktyczne zastosowanie, ale również wpłynie korzystnie na relacje biznesowe. Jeśli przenosisz się do innego miasta, to tym bardziej zyskasz w oczach innych kontrahentów.
- Zmień adres w sieci
Konsumenci w celu korzystania z Twoich usług lub kupienia produktu, odwiedzają profile na Facebooku, Instagramie, wizytówkę Google lub witrynę, by przeczytać nie tylko opinie poprzednich zainteresowanych, ale także sprawdzić, czy dana firma w ogóle istnieje w sieci. Umieszczenie adresu w Internecie sprawi, że Twoje przedsiębiorstwo będzie przede wszystkim autentyczne i ułatwi dostęp do produktów.
- Zrób podsumowanie
Co warto byłoby dodać w nowym biurze? To ostatnia chwila na to, by zrealizować swoje pomysły. W tym celu możesz przeprowadzić ankietę wśród zatrudnionych i dowiedzieć się, czego brakowało pracownikom w poprzednim miejscu.
Co zrobić ze starymi meblami biurowymi?
Wnętrze studia filmowego czy restauracji powinno przykuwać uwagę i zachęcać do wejścia. Warto więc zainwestować i zamówić oryginalne meble ze sklepu albo od stolarza. Co jednak zrobić ze starymi półkami, ozdobnymi komodami? Jeśli uważasz, że są w dobrym stanie, to możesz je sprzedać, jeśli natomiast jest odwrotnie, to firma Esbud zajmie się wywozem starych mebli w Poznaniu i ich utylizacją. Błyskawicznie zrealizujemy Twoje zlecenie i pomożemy pozbyć się niesprawnych krzeseł, popsutych stolików.
