Wiele mówi się i pisze o RODO w kontekście danych przetwarzanych elektronicznie. Warto jednak pamiętać, że nowe przepisy dotyczą także danych osobowych przechowywanych w formie papierowej.

Zasada czystego biurka

Do pomieszczeń firmowych niejednokrotnie dostęp mają osoby trzecie. Klienci, osoby sprzątające, personel naprawczy. Osoby te, nie powinny mieć wglądu w dokumenty, które leżą na biurku, a zawierają dane osobowe. RODO reguluje tę kwestię. W myśl przepisów w nim zawartych na biurku pracowniczym nie wolno przetrzymywać dokumentacji z danymi osobowymi. W przypadku pozostawienia stanowiska pracy na dłuższą chwilę należy umieścić dokumenty w bezpiecznym miejscu, np. w szufladzie albo szafce, tak by osoby nieuprawnione nie miały do nich wglądu.

Warto zauważyć, że to zasada czystego biurka obejmuje wszystkich pracowników, za których uważa się także stażystów i praktykantów. Po zakończeniu pracy z dokumentami zawierającymi dane osobowe pracownicy powinni odłożyć je do szuflady lub szafy zamykanej na klucz. Dokumenty niepotrzebne w dalszej pracy i niepodlegające archiwizacji należy niszczyć zgodnie z zaleceniami „Procedury niszczenia dokumentów” np. w niszczarce.

Ostrzejsze kary finansowe, obowiązek informowania o wycieku

Dane osobowe są prawnie chronione od dawna, więc pod tym względem rozporządzenie jako takie rewolucji nie czyni. Warto jednak wiedzieć, że prowadząc przedsiębiorstwo i będąc w posiadaniu dokumentów papierowych z danymi osobowymi, potencjalnie jesteśmy narażeni na większe, dotkliwe kary finansowe niż wcześniej, w wypadku wycieku danych na zewnątrz. Kara może wynieść do 4% całkowitych rocznych przychodów firmy. Kolejna sprawa to w wypadku naruszenia ochrony danych obowiązek poinformowania klientów firmy o zaistniałej sytuacji. W razie wycieku danych firma będzie także zobowiązana do poinformowania o tym fakcie Urząd Ochrony Danych Osobowych.

RODO a niszczenie dokumentów

Jeżeli zatem dotychczas przedsiębiorstwo posiadało wewnętrzną politykę postępowania z dokumentami lub korzystało z usług firm zajmujących się niszczeniem dokumentów, to pozostaje dopracowanie standardów, rewizja dotychczasowej polityki ochrony danych w firmie. Jeśli natomiast kwestie te były dotychczas zaniedbane, a niszczenie dokumentów przebiegało w sposób chaotyczny, bez planu, to najwyższy czas, by to zmienić.

 

Masz pytania?

[ut_button color=”theme-btn” target=”_self” link=”https://esbud.pl/oferta/niszczenie-dokumentow/” size=”small” shape=”round” ]NISZCZENIE DOKUMENTÓW POZNAŃ[/ut_button]