Kiedy spotykamy się z terminem „dokumenty niejawne”, to nasze pierwsze skojarzenia z reguły dotyczą dokumentacji papierowej, która zawiera poufne dane osobowe. Należy jednak pamiętać, że dokumenty niejawne to również różnego rodzaju nagrania, fotografie, mapy czy skany. Jeśli mamy do czynienia z dokumentacją niejawną, to bezwarunkowo musimy zadbać o jej bezpieczeństwo – również podczas procesu niszczenia. Na co zwrócić uwagę podczas procesu niszczenia dokumentów niejawnych? Jakie przepisy regulują zasady utylizacji tych materiałów? Tego dowiesz się z naszego artykułu.
Klasyfikacja dokumentów niejawnych – jak je dzielimy?
Najpopularniejszy podział dokumentów niejawnych wyróżnia następujące możliwości:
- Tajemnice państwowe – jeśli takie informacje zostaną ujawnione, to państwo może utracić bezpieczeństwo i pozycję na arenie międzynarodowej, a jego interesy oraz dobro będą zagrożone.
- Tajemnice służbowe – informacje tego typu pozyskuje się podczas pełnienia obowiązków służbowych, a ich wyjawienie wiąże się ze szkodami – dla pojedynczego obywatela, większej grupy społecznej, a nawet państwa.
Dokumenty niejawne często są również określane poprzez oznaczenie klauzuli tajności i w tym wypadku wyróżniamy materiały „ściśle tajne”, „tajne”, „poufne” i „zastrzeżone”.
Zasady niszczenia dokumentów niejawnych
W związku z tym, że posiadanie dokumentów niejawnych to duża odpowiedzialność, a ich nieumyślne upublicznienie niesie za sobą bardzo poważne konsekwencje, mamy do dyspozycji regulacje prawne, które określają kwestię ich niszczenia. Pierwszym, co przychodzi nam do głowy, kiedy myślimy o niszczeniu dokumentów niejawnych, jest usunięcie plików z nośników elektronicznych lub skorzystanie z niszczarki do papieru. Niewiele osób zdaje sobie sprawę z tego, że są to rozwiązania niewystarczające, dlatego z pomocą przychodzą nam następujące przepisy prawne:
- norma DIN 66399,
- ustawa o ochronie danych osobowych,
- ustawa o ochronie informacji niejawnych.
Procedura niszczenia dokumentów niejawnych – jak przebiega?
Dokumenty niejawne mają określony czas archiwizacji. Po jego upływie materiały te muszą zostać zniszczone. Jak powinna przebiegać procedura niszczenia dokumentów niejawnych, abyśmy mieli gwarancję, że wrażliwe dane zostały utracone bezpowrotnie? Najważniejsze jest, aby cały proces przebiegał zgodnie z narzuconymi przepisami prawnymi. Każda profesjonalna firma, która zajmuje się utylizacją materiałów poufnych powinna:
- ustalić datę i miejsce odbioru dokumentów niejawnych przez odpowiednio przeszkolonych pracowników,
- zapakować materiały do bezpiecznych pojemników, a całość przetransportować specjalnie przystosowanym do tego pojazdem,
- sporządzić szczegółowy protokół odbioru,
- pozbyć się dokumentów w najszybszym możliwym czasie i za pomocą specjalistycznego sprzętu określonego przez DIN 66399,
- wystawić dokument potwierdzający, że wykonana została procedura niszczenia dokumentów niejawnych.
Protokół niszczenia dokumentów niejawnych
Tym, co daje nam gwarancję, że zlecona przez nas utylizacja została wykonana i przebiegła zgodnie z naszymi oczekiwaniami, jest protokół niszczenia, który otrzymujemy po zakończeniu całego procesu. Dokument ten sporządzają oraz sygnują swoim podpisem osoby, które bezpośrednio zajmowały się niszczeniem dokumentacji niejawnej. Każda profesjonalna firma wystawia taki dokument, a naszym zadaniem jest przechować go, by móc poświadczyć, że obchodzimy się z dokumentacją niejawną w sposób rzetelny i odpowiedzialny.
Jak wybrać firmę do niszczenia dokumentów niejawnych?
Czytając wszelkie regulacje prawne dotyczące niszczenia dokumentów niejawnych, wielokrotnie możemy spotkać się zapisami dotyczącymi tego, że w procesie utylizacji najważniejsze jest, aby dokumenty były zniszczone nieodwracalnie. Zatem jedną z kluczowych kwestii, którymi powinniśmy się kierować podczas wyboru firmy jest sprzęt, którego używa się do niszczenia (musi on być zgodny z obowiązującą normą DIN 66399).
Cała procedura, którą firma wypracowała, nie powinna budzić naszych wątpliwości, a najważniejsze kroki powinny zostać poświadczone odpowiednimi dokumentami. Warto również zwrócić uwagę na kadrę, którą zatrudnia się do realizacji opisywanych zadań – pamiętajmy, że zawsze mamy prawo zapytać, czy pracownicy posiadają aktualne szkolenia.
Pozytywne opinie klientów w sieci oraz wieloletnie doświadczenie kadry pracowniczej, również będzie dodatkowym atutem. Mimo tego, że najważniejsze w tym procesie jest dla nas bezpieczne pozbycie się archiwizowanej długo dokumentacji, to nie zapominajmy również o aspekcie ekologicznym. Niszczenie dokumentów niejawnych możemy połączyć z działaniami na rzecz środowiska. Wybierajmy firmy, którym nie jest obojętne dobro naszej planety – pozbywanie się dokumentów można połączyć z recyklingiem i coraz więcej firm decyduje się na takie rozwiązanie.
Dlaczego warto zlecić niszczenie dokumentów niejawnych profesjonalnej firmie?
Bycie przedsiębiorcą często zmusza nas do gromadzenia dużej liczby dokumentów, a czas, w którym musimy przetrzymywać nośniki z tymi danymi sięga nawet kilku lat. Efektem tego są dziesiątki segregatorów, teczek i pudełek, które latami zalegają w naszych archiwach.
Samodzielne niszczenie tych materiałów oczywiście jest możliwe, ale może być bardzo czasochłonne i obciążające. Wynajęcie firmy zewnętrznej pozwala na oszczędność czasu oraz energii, a także ściąga z naszych barków odpowiedzialność, jaką jest dbanie o procedury prawne z tym związane. Osoby, które mają na swoim koncie lata doświadczenia i wypracowane metody, są naszą gwarancją, że żaden fragment papieru, który zawiera dane wrażliwe, nie dostanie się w niepowołane ręce.
