• Post category:Blog

Motywacja do zmiany biura może być uwarunkowana chęcią przebywania w ładniejszej przestrzeni czy lepszej lokalizacji. Kto choć raz przeżył przenoszenie się do nowego mieszkania, ten wie, że jest to żmudna i skomplikowana operacja logistyczna. Jak sytuacja wygląda w przypadku przeprowadzki biura i co zrobić, aby cały proces przebiegł sprawnie? W tym artykule odpowiemy na te pytania.

Jak przygotować się do przeprowadzki biura?

Pamiętajmy, że tak duże przedsięwzięcie może przebiec bez zbędnego stresu tylko wtedy, kiedy dobrze się do niego przygotujemy. Bardzo istotną kwestią, o której nie możemy zapominać, jest komunikacja. Pracownicy firmy muszą odpowiednio wcześniej zostać poinformowani o naszych zamiarach. Ważne jest, aby wyjaśnić z czym będzie wiązała się przeprowadzka oraz jak ich praca może wyglądać w najbliższym czasie. Zatrudnione osoby powinny być przekonane o słuszności naszej decyzji, aby w przyszłości móc łatwiej delegować im zadania związane z przeniesieniem. Kiedy już poinformujemy inne osoby o naszych zamiarach, należy szybko zabrać się za rozpisanie realnego planu działania.

Lista zadań z pewnością będzie się różniła w zależności od specyfiki oraz wielkości przedsiębiorstwa. Spis obowiązków do wykonania najlepiej będzie umiejscowić w czasie i stworzyć tzw. harmonogram przeprowadzki, który pomoże nam kontrolować, czy wszystko idzie zgodnie z planem. Pamiętajmy, aby uwzględnić pewien margines czasowy i nie zakładać najbardziej optymistycznego scenariusza, że uda nam się pogrupować i spakować dokumenty z ogromnego biura w jeden wieczór.

Jeśli firma jest spora, idealnym rozwiązaniem będzie wyznaczenie osób odpowiedzialnych za pewne części opisywanego procesu. Podczas jednak, aby być za pan brat z kalendarzem i nie zapominajcie o takich szczegółach jak np. zaplanowanie przeprowadzki na weekend. Jeśli odbędzie się ona w tygodniu, pracownicy będą zmuszeni zostawać dłużej w pracy przez najbliższe dni, aby nadrobić ten czas.

Przeprowadzka biura w 4 krokach

Kiedy już porozmawiamy z kierownikami i wyznaczymy zadania, możemy podzielić zmianę miejsca na następujące etapy.

  • Zacznij od gruntownych porządków

 Przeprowadzka biura to świetny czas na pozbycie się zalegających dokumentów czy zużytych materiałów biurowych. Takie porządki w dużej firmie mogą okazać się sporym wyzwaniem, dlatego najlepszym rozwiązaniem będzie poproszenie każdej osoby, aby uprzątnęła przestrzeń dookoła swojego miejsca pracy. Pozwoli to uniknąć przewożenia zbędnych przedmiotów do nowej siedziby.

  • Umów się z firmą przeprowadzkową

Działalności stacjonujące w dużych miastach mają z reguły większe możliwości, jeśli chodzi wybór firmy, która pomoże nam przenieść swoje rzeczy do nowego miejsca. Wybierając usługi przeprowadzkowe, warto zapoznać się z przekrojem cen oraz opiniami klientów. Kiedy już podejmiemy decyzję, jak najszybciej skontaktujmy się z wybranym usługodawcą, aby mieć pewność, że zrealizuje zlecenie w wybranym przez nas terminie. Mówi się, że najlepszy czas na ustalenie szczegółów z firmą przeprowadzkową to około 2 miesiące przed planowanym działaniem.

  • Zrób „inwentaryzację przeprowadzki” podczas pakowania

 Kolejne etapy to zapewnienie kartonów, taśm, czy folii bąbelkowych. Kupiliście już materiały niezbędne do pakowania? Do dzieła! Pamiętajcie jednak, aby nie działać w sposób chaotyczny. Każdy przedmiot, który pakujecie, numerujcie, opisujcie i umieszczajcie na przeznaczonej do tego liście. Pomoże to w identyfikacji pudeł w momencie rozpakowywania oraz sprawi, że nie zagubimy sprzętu podczas transportu.

  • Dokładnie zaplanuj przestrzeń

 Doskonałym ułatwieniem rozpoczęcia pracy po przeprowadzce biura będzie rozplanowanie przestrzeni. Znając układ pomieszczeń, możemy wstępnie zorganizować rozłożenie biurek czy drukarek. Dobrze jest również pakować rzeczy według pokoi, w których mają się znaleźć. Wystarczy poprosić ekipę przeprowadzkową, aby kartony rozkładała zgodnie z naszym życzeniem – po zakończeniu całej operacji powrót do firmowej rzeczywistości będzie zdecydowanie szybszy.

Co zrobić ze starymi meblami biurowymi?

 Najlepszym momentem na pozbycie się niepotrzebnych przedmiotów jest przeprowadzka. Wypisane długopisy, przedawnione dokumenty czy niedziałające myszki do komputera nie stanowią problemu, ale co zrobić, kiedy uznamy, że nie chcemy zabierać starych mebli do nowego biura, ponieważ czasy świetności mają już dawno za sobą? Pamiętajcie, że meble należą do odpadów wielkogabarytowych. Najlepszym rozwiązaniem będzie zamówienie usługi odbioru starego wyposażenia z wyznaczonego miejsca. Firma Esbud proponuje świetne rozwiązanie – zarówno demontaż, załadunek, wywóz, jak i utylizacja oraz recykling. Jeżeli szukasz firmy, która zapewni Ci wywóz mebli w Poznaniu to świetnie trafiłeś. Wywieziemy wszystkie niepotrzebne, stare meble, które tylko utrudniają przeprowadzkę do nowego biura. Zapraszamy do kontaktu!