Z pewnością każdy przedsiębiorca i urzędnik wie, że dokumenty poufne, które zawierają dane osobowe, muszą być chronione z zachowaniem najwyższego stopnia bezpieczeństwa. Tak samo jest w przypadku niszczenia dokumentów – ten proces również musi odbywać się z uwzględnieniem pewnych wytycznych, czyli wedle tzw. klas tajności niszczenia dokumentów. Jak pozbywać się ważnych informacji, aby nie narazić naszej firmy na niechciane konsekwencje prawne i finansowe? Odpowiedź na to pytanie znajdziesz w naszym artykule.
Dlaczego dokumenty mają klasę tajności?
Każdy dokument, który trzymamy w ręce, ma swoją określoną klasę tajności. Wspomniane podziały służą do tego, aby ustalić, jakie konsekwencje grożą, jeśli ważna treść zostanie udostępniona szerszemu gronu. Im wyższa klasa tajności, tym bardziej dane powinny być zabezpieczone. Na tej podstawie ustala się również sposób przechowywania i niszczenia poszczególnych materiałów.
Norma DIN 66399 podaje trzy klasy ochrony – jakie są?
Osoba, która ma doświadczenie związane z przechowywaniem i niszczeniem dokumentów z pewnością nie raz słyszała o normie DIN 66399, która została wdrożona w 2012 roku. Za starszą wersję tych wytycznych uznaje się rozporządzenie DIN 32757-1:1995-01, które nie brało pod uwagę nośników elektronicznych. Całość została opracowana przez Standards Committee for Information Technology and Applications (Komitet Normalizacyjny ds. Technik Informacyjnych i ich Zastosowań). Przepisy w nowej odsłonie określają trzy klasy ochrony dokumentów:
- Klasa pierwsza – treści mogą być dostępne dla szerszego grona odbiorców (np. wewnątrz firmy). Jeśli wydrukowane elementy z tej grupy będą posiadać osoby nieuprawnione, może to zaszkodzić przedsiębiorstwu. Dobrym przykładem będzie tutaj korespondencja, notatki, materiały reklamowe.
- Klasa druga – w skład tej części wchodzą tzw. dane poufne. Ich wyciek mógłby poważnie zaszkodzić wizerunkowi marki, a w niektórych przypadkach – wiązać się z konsekwencjami prawnymi. Są to np. dane osobowe, korespondencja ofertowa, wnioski.
- Klasa trzecia – w tym wypadku zapisy dokumentów wymagają od nas szczególnej uwagi podczas archiwizowania oraz niszczenia, ponieważ nieodpowiednie obchodzenie się z danymi tajnymi oraz poufnymi może skutkować bardzo poważnymi rezultatami (diametralny spadek zaufania wobec całego zespołu, naruszenie tajemnicy handlowej, złamania prawa i straty finansowe). Do takich dokumentacji możemy zaliczyć m.in. dane finansowe czy sprawozdania.
Klasa ochrony a stopnie bezpieczeństwa dla niszczonych dokumentów
Pozbywanie się teczek z archiwum zaczynamy od ustalenia stopnia bezpieczeństwa zgodnie DIN 66399 w jakim mają zostać zniszczone dokumenty:
- Stopień pierwszy – rekomendowany przy dokumentach z danymi wewnętrznymi (odpowiada pierwszej klasie 0chrony) szerokość paska maks. 12 mm;
- Stopień drugi – zaleca się stosowanie go przy korespondencji firmowej (odpowiada pierwszej klasie ochrony) szerokość paska maks. 6 mm;
- Stopień trzeci – najlepszy w przypadku nośników danych o wrażliwej treści (odpowiada pierwszej i drugie klasie ochrony) całkowita powierzchnia ścinka mniejsza niż 320 mm²;
- Stopień czwarty – polecany przy szczególnie poufnych informacjach (odpowiada drugiej klasie ochrony) całkowita powierzchnia ścinka mniejsza niż 160 mm²;
- Stopień piąty – stosowany do nośników z dyskretną zawartością (odpowiada drugiej i trzeciej klasie ochrony) całkowita powierzchnia ścinka mniejsza niż 30 mm²;
- Stopień szósty – wykorzystywany w przypadku wymagających i nadzwyczajnych środków bezpieczeństwa (odpowiada trzeciej klasie ochrony) całkowita powierzchnia ścinka mniejsza niż 10 mm²;
- Stopień siódmy – wybiera się go przy dokumentach poufnych (odpowiada trzeciej klasie ochrony) całkowita powierzchnia ścinka mniejsza niż 5 mm²;
Dlaczego warto zlecić niszczenie dokumentów profesjonalnej firmie?
Jeśli mamy do czynienia z dokumentami, które zawierają dane o szczególnym znaczeniu, to proces utylizacji materiałów, wbrew pozorom, wcale nie należy do najłatwiejszych obowiązków. Każdy, kto zdecyduje się na wykonywanie tego procederu samodzielnie, musi przeznaczyć na to sporo czasu – od oceny klasy tajności po samą mechaniczną pracę, wkładając arkusze papieru do niszczarki.
W tym wypadku najlepszym rozwiązaniem będzie zatrudnienie profesjonalnej firmy, która w swojej ofercie posiada usługę niszczenia dokumentów. Zatrudnienie specjalistów zdejmie z naszych barków dodatkowe obowiązki i pozwoli nam skupić się na ważniejszych aspektach prowadzenia swojego przedsiębiorstwa. Jeśli chcemy mieć pewność, że cały proces odbędzie się legalnie i bezpiecznie, to zlecenie zadania rzetelnej i odpowiedzialnej firmie zewnętrznej będzie idealną opcją.
W naszej firmie oferujemy niszczenie dokumentów na terenie Poznania oraz okolicach. Zapraszamy do kontaktu po szczegóły wyceny oraz przebiegu usługi.
