Zatrudnianie nowych pracowników, prowadzenie szkoleń i archiwizowanie dokumentów to tylko część obowiązków, które musi wykonać każdy przedsiębiorca. Okazuje się, że jednym z najważniejszych zadań pracodawcy jest zniszczenie dokumentów księgowych. Kiedy należy to zrobić i w jaki sposób je zlikwidować? Odpowiedź na to pytanie znajdziesz w tym artykule.
Dlaczego dokumenty księgowe należy zniszczyć?
Po pierwsze dokumenty księgowe, które przechowywano 20 lat, zajmują miejsce w archiwum i zazwyczaj nie są wykorzystywane. Po drugie zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, Dz. U. 2002 r. Nr 101 poz. 926, ze zm. przedsiębiorstwa i instytucje zobowiązują się do ochrony informacji, przechowywania ich, a następnie usuwania. Pamiętaj, że naruszenie prawa wiąże się z nałożeniem kar, które szczegółowo opisano w obwieszczeniu.
Okres przechowywania dokumentów księgowych – kiedy można je zniszczyć?
Zanim zniszczymy dokumenty księgowe, musimy przeanalizować, które pisma się przedawniły. Co więcej, warto sprawdzić, czy nie pojawiły się zmiany w prawie, w kwestii terminu przechowywania danych. W 2019 roku opublikowano nowe rozporządzenie, które dotyczy przetrzymywania zaakceptowanych rocznych sprawozdań finansowych. Według przepisów czas gromadzenia tego rodzaju dokumentów został skrócony do 5 lat. Pozostałe akty natomiast obowiązują wcześniejsze postanowienia, zatem:
- księgi rachunkowe,
- karty wynagrodzeń pracowników i podobne dokumenty,
- dokumentacje dotyczące środków trwałych w budowie oraz przyjętego sposobu
prowadzenia rachunkowości, - dokumentacje inwentaryzacyjne przechowujemy minimum 5 lat.
Materiały dotyczące rękojmi i reklamacji, a także dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej stanowią wyjątek. Te pierwsze należy przetrzymywać rok po utracie ważności lub uwzględnieniu reklamacji. Drugi typ dokumentów wymaga od nas utrzymywania ich do chwili podsumowania sprawozdania finansowego w roku obrotowym. Co więcej, zadaniem konsumentów, pełniących funkcję powierników składników aktywów, jest wcześniejsze rozliczenie.
Nie wolno zapomnieć także o szczegółowych procedurach składowania dokumentów – jeśli w 2018 roku właściciel zamknął rok podatkowy, a zeznania złożył w 2019, to do 2024 musi magazynować teczki.
Najważniejsze zasady niszczenia dokumentów księgowych
Jakie są zasady niszczenia dokumentów księgowych? To najczęściej zadawane pytanie przez naszych klientów. Proces likwidacji zależy od ilości i formy materiałów. Coraz częściej korporacje decydują się na skorzystanie z usług innej firmy, ponieważ zbiory informacji znajdują się w kilkuset segregatorach lub na nośnikach elektronicznych. Zniszczenie ich okazuje się problematyczne, a domowe warunki nie pozwalają na zrealizowanie kluczowej czynności. Niektóre marki jednak korzystają z alternatywnego rozwiązania i posiłkują się na początku selekcją do pojemników, które w następnym etapie przewożą do siedziby, w której zostaną zutylizowane.
Procedura niszczenia dokumentów księgowych – jak przebiega?
W każdej działalności procedury niszczenia dokumentów księgowych przebiegają inaczej. W Esbud wygląda to następująco:
- Składasz zamówienie telefonicznie lub mailowo.
- Przyjmujemy zlecenie i przyjeżdżamy na miejsce odbioru danych.
- Sprawdzamy wagę dokumentów oraz transportujemy je do naszego zakładu.
- Niszczymy dokumentację przy pomocy niszczarki EBA Tarnator.
- Sporządzamy protokół zniszczenia oraz potwierdzenie Karty Przekazania Odpadów.
Protokół niszczenia dokumentów księgowych
Jednym z dokumentów potwierdzających niszczenie dokumentów księgowych jest protokół. Druk zawiera, takie elementy jak: numer, data sporządzenia i zniszczenia, a także jej przyczynę, ilość zniszczonych towarów, podpis osoby sporządzającej potwierdzenie. Co ważne, w rubrykach cena i wartość aktywni podatnicy VAT przedstawiają wartość wyrażoną w kwocie netto, a podatnicy zwolnieni z VAT uzupełniają informacje o wartości brutto.
Jak wybrać firmę do niszczenia dokumentów księgowych?
Decydując się na skorzystanie z usług podmiotu zewnętrznego, przeanalizuj oferty przygotowane dla Ciebie. Sprawdź cenę wykonywanego zlecenia, a także opinie o danym miejscu. Procedura niszczenia dokumentów księgowych wymaga działania zgodnie z RODO, a także posiadania certyfikatów pozwalających na realizację zadania.
Dlaczego warto zlecić niszczenie dokumentów księgowych profesjonalnej firmie?
Odpowiedź jest prosta. Gdy profesjonalna firma będzie likwidować niepotrzebne informacje, Ty zaoszczędzisz czas i wykorzystasz go na rozwój swojego sklepu lub zakładu. Zadbasz także o naszą planetę – makulatura powstała podczas procesu utylizacji wykorzystywana jest do produkcji papieru.
