Z pewnością procedura niszczenia dokumentów kojarzy się z wkładaniem niepotrzebnych faktur do niszczarki. To wyobrażenie prawdziwe, choć mocno uproszczone.  W XXI wieku przeszliśmy do sfery cyfrowej na wielu płaszczyznach życia. Pandemia oraz związana z nią pośrednio popularyzacja modelu pracy zdalnej, tylko eskalowała ten proces. Obecnie dokumenty przechowuje się już nie tylko na nośnikach fizycznych, ale w dużej części na dyskach komputerowych lub w tak zwanej chmurze.

Przechowywanie dokumentów elektronicznych jest możliwe także na dyskach zewnętrznych, takich jak pendrive’y oraz na dyskietkach lub płytach CD i DVD. Taki model archiwizacji dokumentów niesie ze sobą wiele korzyści – pozwala przykładowo zaoszczędzić wiele przestrzeni w siedzibie firmy. Poza tym dużo łatwiej odnaleźć się w takiej dokumentacji cyfrowej, w odróżnieniu do archiwów papierowych. Czy w takim razie niszczenie przechowywanych danych może być skomplikowanym procesem?

W jaki sposób niszczyć dokumenty cyfrowe?

Utylizacja dokumentów cyfrowych może być trudna dla osób, które nie są zaznajomione z tym tematem. Pliki usunięte w sposób nieskuteczny bądź nieumiejętny można w bardzo łatwy sposób odzyskać. Co więcej, pliki nadpisywane pozostawiają furtkę dla oszustów, chcących wykraść wrażliwe dane firmowe. Jak zatem dopilnować, aby pliki elektroniczne zostały usunięte w trwały sposób? Zgodnie z RODO, czyli Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych procedura niszczenia dokumentów musi przebiec w taki sposób, by odzyskanie danych z niszczonych plików było niemożliwe. Z tego powodu nie wystarczy samodzielne usunięcie zbędnych plików z dysku.

Procedura niszczenia dokumentów – jak przebiega?

Dane zwyczajnie usunięte z dysku bądź nośnika innego typu to zaproszenie dla złodzieja. Procedura utylizacji danych powinna takiej osobie skutecznie uniemożliwić zadanie. Mówiąc o metodach utylizacji danych zapisanych na nośnikach cyfrowych mamy na myśli dwa rodzaje działań – metody mechaniczne oraz logiczne (programowe). Metody mechaniczne tyczą się uszkodzenia lub zniszczenia nośnika w takim stopniu, aby nie mógł już pełnić swojej pierwotnej funkcji (mowa tu o takich działaniach jak rozwiercenie, zmiażdżenie nośnika lub zdarcie powłoki magnetycznej). Metoda mechaniczna może poszczycić się bardzo dużą skutecznością, choć oczywiście nie daje stuprocentowej gwarancji bezpieczeństwa. Sama metoda mechaniczna może też być podzielona na kolejne trzy podkategorie – chemiczną, termiczną oraz demagnetyzację. Metoda chemiczna polega na nałożeniu na nośnik preparatów pozwalających na niemal całkowite pozbycie się danych. Metoda termiczna sprowadza się do rozmagnesowania nośnika przy pomocy ekstremalnych temperatur. Demagnetyzacja to proces niszczenia danych przy użyciu silnego pola magnetycznego. Metody logiczne z kolei są nieco inne. Polegają nie na niszczeniu, a na usuwaniu danych z nośnika w taki sposób, aby przywrócenie ich było niemożliwe. Niestety – nie sprawdza się to w przypadku każdego nośnika.

Profesjonalne niszczenie dokumentów

Warto w takiej sytuacji zaufać firmie, która specjalizuje się w niszczeniu magnetycznych i optycznych nośników informacji zawierających dane poufne. Zespół profesjonalistów, wzbogaconych o najnowszą technologię, będzie w stanie zagwarantować skuteczność w trakcie realizacji całej procedury. Korzystając z pomocy specjalistycznej firmy, gwarantujemy bezpieczeństwo danych nie tylko naszej firmie, ale też jej klientom oraz pracownikom. Eksperci z firmy oprócz swojej bogatej wiedzy oraz doświadczenia dysponują również wachlarzem narzędzi oraz programów pozwalających na szybkie, skuteczne, bezpieczne, i co najważniejsze, trwałe usunięcie zbędnych plików. Skorzystanie z certyfikowanej firmy jest ponadto rekomendowane przez specjalistów z zakresu dziedziny ochrony danych osobowych.